歓迎会、送別会、忘年会、新年会などなど。会社勤めだとさまざまな節目で「宴会」が欠かせません。その司令塔である「幹事」は、準備から当日までやることが盛りだくさん。
できれば幹事をしないまま定年を迎えたい……などと考えていませんか？
しかし！企画や段取り、スケジュール作成、当日の仕切り、予算管理など、幹事の任務を思い浮かべていくと、ふだんの仕事と共通する要素が多いことに気付くはず。そう！仕事に必要な様々なスキルを磨く大チャンスなのです。
職場の「一大プロジェクト」とも言える宴会の幹事経験を通して仕事のスキルアップも同時に目指そうじゃありませんか！
宴会の成功を大きく左右するのが「段取り」。宴会における段取りを2つに分けると、「1：準備段階から当日までの大まかなスケジュール」と「2：当日の細やかな進行管理」があります。これらは、自分だけで進めるのではなく、上司や同僚に意見を聞いたり協力を仰ぎつつ進行していくものです。まわりを巻き込みながら段取り・進行をすることは、仕事における「プロジェクト進行能力」、周囲の意見をまとめつつ最適な答えを導くという意味では「会議の進行能力」にもつながるでしょう。
宴会には、ゲームや余興も欠かせない要素。会の目的（例：新人を迎える）や、参加者の人数・顔ぶれに合わせて、その場にふさわしい催しを仕込むことがキモになります。ポイントは、その会で主役になる人（例：送別会なら送られる人）を立てること。なおかつ、全員が「参加してる感」を味わえること。当日の進行は一人で全て行うのは難しいので、事前に協力者を2〜3人頼んでおくと良いでしょう。上手く場を盛り上げることができれば、「こいつ面白い！」「企画力あるな」と一気に評価があがるかもしれません。
限られた予算の中で、会の目的に合ったお店を選ぶことは、幹事の重要な任務。料理の内容、個室の有無、参加者の意向をトータルにリサーチ＆分析した上で、みんなが満足するお店をセレクトする。これは、一種のマーケティング調査と言えるでしょう。もし、条件にぴたりと合うお店が見つからなければ、自分の馴染みの飲食店を選ぶ手もアリです。メニューやサービスがどんな感じなのか事前にわかっていると心強いですし、お店の人も何かと協力してくれるかもしれません。
参加者から集めた会費（予算）を無駄なく使いながら、いかに最大限の効果を生むか。それが幹事の腕の見せどころです。例えば料理。美味しさ・見た目の豪華さ・量の多さを予算内で実現する。これは仕事でいうと、コストを抑えながら商品の仕様を決めたり、限られた予算の中で広告戦略を考えたりするようなもの。この能力は、資本主義社会で生きる限り、身につけて損はありません。
大勢の前で司会をすることは、慣れないうちは緊張してなかなか上手くいかないのが当たり前です。しかし、回を重ねていくうちに、場の空気を読みながら聞き手の心をグッとつかむ話術が身についてきます。つまり、司会は機会を見つけて何度もやった方がイイ！初心者なら、友達や同僚に頼んで練習を聞いてもらうのもオススメです。
幹事になるとやることが一杯で、とても一人ひとりに気を配るなんて……、と思ってしまうかもしれません。でも、幹事だからこそ「木を見て森も見る」という両方の視点が必要です。お酒や料理が足りていない人、つまらなさそうにしている人……。そんな時、「何か頼みますか？」「席をシャッフルしましょう！」など、一人ひとりの状況に合わせて最適な解決策を提案する。こういう細やかな気配りは、仕事においてお客様一人ひとりに合った商品やサービスを提案することと同じなのです。
※気配りの具体的なポイントは、最後に細かく書いているのでご一読を！
どんなに準備をしても、当日気を配っても、幹事初心者にトラブルや失敗はつきもの。たとえ、あなたに落ち度がなくても、酒の席では思わぬハプニングが起こることもあります。その時、焦って頭を抱えるのか、状況を見てできることを冷静に実行するのか。アクシデントのリカバリー力は幹事の腕の見せどころです。お酒やメニューに関することなら、すぐお店の人に相談する。酔って険悪ムードになっている席があれば、間に入って落ち着かせる。仕事の場だって、トラブルの後にどう動いて解決するか、いかに被害を最小限に食い止めるかが問われますよね。
仕事に役立つ能力を身につける以外にも、宴会幹事を引き受けるメリットはまだまだあります。なにしろ、仕事の業務以外で、幹事ほど自分の存在感を示せる役回りはないのですから。
準備から当日の段取りや気配り、酔った人のアフターフォローまで。あらゆる段階で、頭と体をフル回転して幹事役に身を捧げたあなたを職場の人はちゃんと見ているはず！
宴会を成功させれば、「仕事のデキるヤツ」「頼りになるヤツ」という印象を周囲に焼き付けることができるのです。
なかなか話す機会のない役職の方々、一緒に仕事をしたことがない同僚、他部署の人などなど。幹事をすると、それまで距離が遠かった人達と一気に親しくなれる可能性があります。顔と名前を覚えてもらえたり、「アイツは面倒な仕事でも、普段から買って出る感心なヤツだ！」と口コミが広がり、色々なところでプラスの評価を得られるかも！宴会後には、社内で気持ちよく仕事をしていく環境がグッと整うのではないでしょうか？
しかも、宴会の準備という口実があれば、気になるあの人にも「ちょっと教えて」「協力してね」など、自然に話しかけるチャンスも生まれちゃいますよ♡
まず、あまり人がやりたがらない幹事を引き受けた時点で、参加者に感謝され、うまく段取りして良い宴会にすれば、「段取りが上手いな。それに気配りも心得てる！」などと、さらに感謝されて厚い信頼を勝ち取ることにつながるでしょう。仮に少しぐらい失敗があったとしても、幹事として誠心誠意ひたむきに取り組むあなたの姿勢はきっと周囲に伝わり、好印象を与えるはずです。もちろん、周りの人とも仲良くなりやすいので、あなた自身も何もしなかった時よりは、「やって良かった」と充実感を得られるでしょう。もしかして会社で一目置かれる存在になれちゃうかもしれません。
宴会の幹事をすると、お酒の飲める・飲めない、食べ物の好き嫌い、今ハマってる趣味や家族の状況など、いろいろな情報がトータルに入ってきます。今後の人間関係をスムーズにする、知っておいて損なしの情報がまとめて入手できるのも幹事の特権と言えるでしょう。宴会の準備段階から、その点も意識して、いろんな方に話を聞いておくと良いですね。
宴会や二次会の後、上司や上役の方が「今日は幹事お疲れさん」と次の飲みに誘ってくれるかもしれません。たとえヘトヘトに疲れ果てていても、行っておきましょう！ そこで注意したいのは、気をゆるめて愚痴ったり、参加者の誰かを非難したりしないこと。「今日は楽しかったですね」「良い経験になりました」と、不自然にならない程度に前向きに。また、幹事として反省した点や失敗について、相談してみるのも可愛げがあるというものです。ほとんどの場合、「お前、終わった後も頑張るなあ」みたいに話が弾むはず。こうした状況は、会社内でのあなたが、前に進んでいくための地盤固めの場でもあるのです。
一度、宴会幹事として力を充分に発揮すれば、「じゃあ、次も頼むよ」と言われることが増えるでしょう。その「宴会部長」ポジションになれれば、しめたもの。幹事を何度も体験することで、経験値も社内での信頼度もアップしていきます。そのうち、あなたの「幹事力」を見込んで取引先の接待のリーダーを任されるなど、さらに重要な任務を与えられるかもしれません。宴会、接待に欠かせない重要人物になる。それすなわち、会社で愛される人物なのです。（もちろん、幹事を通して仕事のスキルアップもできているはずですよね）
最後になりましたので、細かい詰めの話をしましょう。
準備段階や宴会の当日、どこに気を配ればいいか、リストアップしておきました。ぜひご参考に！
アレルギーで特定の食材が食べられなかったり、どうしても嫌いな食べ物がある人も意外と多いもの。お店の人と相談して食材を抜いてもらったりメニューを変える必要があるので、予約をする前にアンケートをとるなどしてNG食材を把握しておきましょう。
もちろん幹事がやることもありますが、宴会の趣旨や会社の伝統によっては「◯◯さんに頼みたい」というケースも多いでしょう。お願いする場合は、乾杯時のセリフを事前に考えておけるよう、前日までに乾杯のタイミングなどを伝えておきましょう。
常にお酒の減り方に目を配り、残り1/3～1/4くらいになったら、次にオーダーしたい飲み物を聞きましょう。「同じものを」と言われることもあるので、それに備えて上司が飲んでいるものを把握しておくと、さらにポイント高し。
瓶ビールの場合は、テーブルの上が空き瓶ばかりにならないよう2～3本単位で補給を。また、オーダーした飲み物が届くまでに時間がかかりそうなら、お酌をしてまわるのも手。「手酌でいいから」と言う人も、お酌をすれば喜んでくれるものです。
コップの中身が減っていない人は、実はビールが苦手だったり、お酒そのものがあまり飲めない可能性もあります。本当はカクテル類やソフトドリンクが飲みたいけど、自分でオーダーするのを遠慮しているかもしれません。さりげなく近くに行き、「飲み物、変えましょうか？何がいいですか？」と尋ねてオーダーしましょう。
幹事たるもの、注文がしやすいように出入口（末席）付近に陣取ることをお忘れなく！なおかつメニュー表を自分の手元に確保して、いつでも参加者に追加メニューを聞ける状態にしておくのが鉄則です。最初の「とりあえず」の料理は、全員に行き渡る数をオーダーするのもポイント。また、空いた大皿、もう使わない小皿類、ビールの空瓶など、いらないものは随時下げてもらいましょう。
宴会の翌日は、必ず普段よりも早く出社しましょう。飲んだ翌日こそ、自己管理能力が試されます。寝坊して遅刻するなど言語道断。二日酔いだからと、しんどそうにするのもご法度です。早めに出社するのは、参加者全員に「昨日はありがとうございました」とお礼をするため！直接伝えるのが理想ですが、人数や部署の関係で難しければ、電話でもメールでも必ずお礼の一言を忘れずに。
ここまでアレコレ気配り術を述べてきましたが、何しろ宴会です。やることが一杯あるからと眉間にシワを寄せて気難しい顔をしてる、なんてことのないように。当日の気配りも、「頑張ってます感」を見せずにサラリとこなしたいもの。多少失敗したって「すみません」と謝って、次にちゃんとやればいいのです。あまりガチガチにならず、その場を楽しんじゃいましょう。率先して楽しむ。それも幹事の任務なのです。
